Новая Excel-таблица
«Планирование личного времени и управление задачами»

версия 1.1 от 19 февраля 2017

Планирование от стратегического к плану каждого дня недели.

  • Матрица Эйзенхауэра
  • Текущие задачи. Метод Стивена Кови.
  • Периодически повторяющиеся (рутинные) задачи. Метод автора.
  • Планирование на каждый день текущей недели и очередь задач. Метод автора.
  • Жесткие —Гибкие задачи и Контексты по методу Г.Архангельского.

Таблица состоит из десяти листов:

Далее будут показаны семь листов планирования.

В исходном состоянии таблица содержит данные, которые могут служить примером. После получения таблицы внимательно изучите исходные данные и поэкспериментируйте с ними. Это поможет понять логику работы таблицы.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Цель»

Excel не самый удобный инструмент для построения плана достижения целей, значительно удобнее инструменты для построения Mind Map карт. Но все равно это удобнее, чем держать план в голове.

Данный лист - это просто многоуровневый список, детализирующий план достижения цели.

В исходном варианте таблицы, для примера, лист содержит упрощенный план достижения цели «Повысить прибыль на 15%», используя известную формулу разложения прибыли на пять сомножителей.

Цель. План достижения цели

Далее идущие листы защищены от случайных изменений. Ячейки для ввода (не защищенные) помечены фоном. Ячейки с белым фоном вычисляет таблица. При желании Вы можете снять защиту, как это сделать написано на первом листе с инструкциями.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Матрица Эйзенхауэра»

Все задачи группируются по двум параметрам: Важность и Срочность. Каждый из параметров имеет две градации: (Важно - НеВажно) и (Срочно - НеСрочно). Получается четыре варианта или матрица размером 2х2.

Матрица Эйзенхауэра

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Текущие Задачи»

После распределения задач по Важности-Срочности, выбираем задачи для выполнения (Текущие задачи). Задачи можно выбираются из выпадающего списка, источником данных для которого служит матрица Эйзенхауэра или вводить вручную. Т.е. из всех задач матрицы Эйзенхауэра выбираем самые важные или те, для которых есть благоприятная текущая ситуация. Или которые больше нравятся и т.п.

Каждой задаче присваивается приоритет: A, B или C. A - самый высокий. Задачи выполняются в порядке приоритета. Т.е. снача выполняем важные, если останется время - остальные. Кроме того, выполнение задачи отслеживается по ее статусу: Не начата, Выполняется, Поручена, Выполнена, Перенесена, Отменена. Этот метод используется в ежедневнике Стивена Кови.

От себя я добавил приоритет D для завершенных, перенесенных и отмененных задач. И числовую нумерацию внутри приоритетов, т.к., например, если есть несколько задач с приоритетом A, все равно надо определить порядок их выполнения.

Для каждой задачи можно указать Исполнителя. Если задаче указан исполнитель, но статус задачи отличается от "Поручена", ячейка с именем исполнителя будет иметь желтый фон.

Для каждой задачи можно указать Контекст. Т.е. стечение удобных обстоятельств. Например, в своих задачах я использую контекст "Дача" для тех дел, которые нужно сделать на даче или увезти/привезти с дачи или заехать по пути. Понятие и терминологию предложил Г. Архангельский.

Текущие задачи. Метод Стивена Кови

Условные обозначения состояний задаются в листе настроек.

Получите Демо-версию таблицы

Листы «Исполнители» и «Контексты»

На этих листах для наглядности показана группировка текущих задач по Исполнителям и Контекстам. Листы дублируют информацию с листа «Текущие Задачи», но представляют ее в другом формате.

Текущие задачи. Исполнители

Текущие задачи. Контексты

Список исполнителей и контекстов задается на листе настроек.

Настройки. Исполнители и Контексты

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Периодические Задачи»

Периодически повторяющиеся (рутинные) задачи. Обычно такие задачи еще и мелкие. Например: ежедневная проверка электронной почты, ежемесячная оплата телефона и интернета.

Поэтому, нет смысла помещать их в список текущих задач или в план недели. Но есть смысл зафиксировать их один раз и освободить голову.

В таблице предусмотрено 4 периода для таких задач: день, неделя, месяц. И четвертый приод «Редко» - для задач выполняющихся реже чем раз в месяц или однократных.

Период выбирается из выпадающего списка.

Периодические повторяющиеся (рутинные) задачи

Задачи с приближающимся сроком выделяются жирным шрифтом, чтобы привлечь внимание.

Эти настройки можно изменить на листе «Настройки».

Выполненные задачи помечаются знаком "+" (плюс) в столбце "Вып-ние" (Выполнение). Названия выполненных задач выводятся серым цветом, чтобы не привлекать внимание.

При наступлении нового периода (новой недели, нового месяца) признаки выполнения можно снимать автоматически, нажимая на кнопку «Новый день», «Новая неделя», «Новый месяц».

Новые задачи добавляются в конец списка, в любую пустую строку. После этого надо нажать кнопку "Сортировать".

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Неделя»

Подробный список задач на текущую неделю с указанием времени, длительности и разбивкой по дням.

Дни расположены в две колонки. Между колонками дней находятся ссылки для быстрого перемещения к соответствующему дню недели.

План на неделю

Для первого дня недели надо ввести дату в ячейку с голубоватым фоном. Даты остальных дней рассчитывает таблица.

Задачи могут быть «жесткими» и «гибкими». Для «жестких» задач указывается время начала и продолжительность. Например: Планерка, начало 9:30, продолжительность 30 мин. Планерку надо начать точно в срок. Для "гибких" задач указывается только продолжительность. Например: Разобрать договора за прошлый квартал, продолжительность 1 час. Можно сделать в любое время. Понятия и терминологию предложил Г. Архангельский.

Задачи, которые должны быть выполнены после текущей недели помещаются в очередь на листе «Очередь». Задачи из очереди, подходящие по дате выполнения, перемещаются в соответствующий день текущей недели после нажатия на кнопку «Новая неделя».

Выполненная задача должна быть помечена знаком «+» (плюс) в столбце «Вып-ние» (выполнение).

При наступлении новой недели выполненные задачи удаляются, а невыполненные возвращаются в очередь.

Задача может быть помечена как постоянная в столбце «Пост», в этом случае она не удаляется при наступлении новой недели.

Получите Демо-версию таблицы

Лист «Очередь»

Очередь задач для попадания в план текущей недели. А также задачи не выполненные (отложенные) во время текущей недели и ждущие повторной постановки в план недели.

Очередь задач в план недели


Таблица «Планирование личного времени и управление задачами»
Стоимость: 995 руб.

Таблицы работают на Excel для Windows (Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016). Нужна поддержка макросов. На ОpenOffice не работают.

Оформить заказ

Телефон для вопросов оплаты и доставки +7 927 055 9473
почта v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru)

Способы оплаты:

  1. Банк
    на расчетный счет Прохоров Владимир Викторович (ИП), ИНН 645400330452,
    р/с 40802810711010053426, Филиал «Бизнес» ПАО «Совкомбанк» г. Москва,
    К/с 30101810045250000058, БИК 044525058.

    Обратите внимание, что указание формы собственнсти (ИП) является обязательным.
    После оформления заказа можно распечатать счет для юр. лиц
    или квитанцию по форме ПД-4 для физ. лиц.

    Также можно получить счет, написав на v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru).

    При платежах не из России в назначении платежа укажите код валютной операции {VO10100}
    Например, назначение платежа:
    {VO10100} За электронные таблицы «Планирование личного времени и управление задачами». Без НДС.
    Где VO — заглавные латинские буквы, 10100 — цифры. Фигурные скобки обязательны. Пробелы внутри фигурных скобок не допускаются.

  2. Карты Visa, MasterCard, Maestro, Мир
  3. Интернет-клиент Альфа-Банк, Русский Стандарт, Промсвязьбанк и др.
  4. Терминалы
  5. Салоны связи Евросеть, Связной
  6. Электронные деньги Яндекс.Деньги, QIWI, WebMoney, Wallet One (W1), Элекснет

Доставка:

Cсылка на скачивание таблиц будет отправлена на указанный в заказе e-mail после поступления денег.

Для способов 2-6 письмо со ссылкой отправляется автоматически, сразу после поступления денег. Обычное время поступления денег — минуты.

Для способа 1 (через банк) письмо со ссылкой отправляется после поступления платежа на расчетный счет. Время поступления денег 1-2 рабочих дня. Юридическим лицам и ИП высылаю pdf-копии накладной по форме Торг 12. Если нужны еще какие-либо документы, прошу согласовать этот вопрос ДО ОПЛАТЫ. Оригиналы документов высылаются по запросу, в запросе укажите, пожалуйста, почтовый адрес.

Дальнейшая переписка по поводу полученных таблиц

Дальнейшая переписка по поводу полученных таблиц (вопросы по работе с таблицами, обновления и т.п.) происходит через адрес, на который были отправлены таблицы. При переписке по эл.почте сохраняйте, пожалуйста, историю переписки, т.е. включайте в письмо все предыдущие письма и ответы на них. При этом помещайте Ваше сообщение вверху (перед историей).

Оформить заказ

Владимир Прохоров, 19 февраля 2017

P.S.
Если вы хотите получить 2 рабочие таблицы и демо-версии всех остальных моих таблиц, подпишитесь на ознакомительную серию из 9 писем с кратким описанием таблиц


Вы получаете:
  1. Рабочие версии двух моих таблиц: «Учет доходов и расходов» и «Проценты, НДС, депозиты, кредиты». Ссылка на скачивание в первом письме.
  2. Демо-версии остальных таблиц: Оценка стоимости бизнеса, График платежей, Себестоимость, Инвестиции, Фин.анализ, Точка безубыточности, Анализ ассортимента, Личное планирование. Ссылка на скачивание в первом письме.
  3. Скидку 40% (4706 руб.) на комплект из шести моих таблиц. Как получить скидку — во втором письме.
  4. Скидку порядка 20% на отдельные таблицы. Как получить скидку — в письме с описанием конкретной таблицы.
  5. Скидку 20% на новые таблицы. Срок действия скидки трое суток с момента отправки письма о новой таблице.
  6. Сообщения о новых таблицах.
  7. Сообщения о новых версиях таблиц.
  8. Сообщения об акциях скидок. Обычно срок действия скидки трое суток с момента отправки письма о скидке.
  9. Сообщения об исправленных вариантах при обнаружении ошибок.

Кроме этого, прошу учесть, что извещения об акциях скидкок и выходе новых версий получают только подписчики. Никаких специальных объявлений на сайте не делается.

Некоторые письма рассылки будут содержать предложения с ограниченным сроком, поэтому рекомендую подписаться на тот адрес, который вы регулярно просматриваете.

Не рекомендую подписываться на корпоративные почтовые ящики, т.к. есть вероятность что почтовый сервер посчитает рассылку спамом. Т.е. не вы, а системный администратор будет решать какие письма вы можете получать.


Введите свой E-mail и нажмите на кнопку
Потом проверьте свой почтовый ящик, в т.ч. папку СПАМ

Нажимая на кнопку «Получить демо-версии»
вы даете согласие на обработку персональных данных

Посмотрите полный список таблиц

Финансовый анализ. Главная страница