Методы тайм менеджмента

Тайм менеджмент — это набор методов, стратегий и техник для эффективного использования времени. Тайм менеджмент позволяет устанавливать приоритеты, избегать отвлечений и достигать большей продуктивности.

Содержание

• Базовые принципы тайм-менеджмента
• Организация рабочего пространства
• Метод хронометража в тайм-менеджменте
• Метод Матрицы Эйзенхауэра
• Правило Парето 20 80
• Делегирование и управление временем
• Диаграмма Ганта
• Cистема Канбан



Базовые принципы тайм-менеджмента

Методы тайм-менеджмента основываются на трёх базовых принципах:

• Расстановка приоритетов — это способность определить, какие задачи важнее и срочнее других. Расстановка приоритетов является основной многих методов тайм-менеджмента. Например: Матрица Эйзенхауэра, Метод ABCD, Правило Парето 80/20.
• Планирование — это процесс определения целей, задач и ресурсов, необходимых для их достижения, а также установления сроков и последовательности выполнения. В тайм-менеджменте существует множество методов и инструментов для планирования, например: Списки дел, диаграммы Ганта, SMART-цели.
• Структурирование — это разбиение больших и сложных задач на меньшие и более простые подзадачи, а также группировка их по общим признакам. В тайм-менеджменте используется несколько методов структурирования, например: диаграммы потока данных, деревья решений, ментальные карты (интеллект-карты, mind map).



Организация рабочего пространства

Организация рабочего пространства очень простой, но эффективный метод тайм-менеджмента. Хорошо организованное рабочее пространство способствует продуктивности. Вот несколько советов по организации рабочего пространства:

• Избавьтесь от ненужных предметов и документов. Оставьте только то, что действительно необходимо для работы.
• Создайте систему хранения. Разделите рабочее пространство на зоны для разных типов материалов и инструментов. Используйте полки, ящики и органайзеры для легкого доступа и упорядочивания вещей.
• Поддерживайте чистоту. Регулярно убирайте и поддерживайте порядок на рабочем столе.



Метод хронометража в тайм-менеджменте

Хронометраж как метод тайм-менеджмента, исполняет несколько ролей

• Планирование. Хронометраж помогает в планировании времени, позволяя определить, сколько времени займет выполнение каждой задачи.
• Приоритизация. Хронометраж помогает определить, какие дела требуют больше времени и усилий.
• Контроль времени. Хронометраж позволяет контролировать время, затраченное на каждую задачу.
• Оптимизация процессов. Анализ данных, полученных в результате хронометража, позволяет идентифицировать неэффективные процессы и найти способы их оптимизации. Это ведет к сокращению времени выполнения задач, повышению производительности и улучшению тайм-менеджмента.



Метод Матрицы Эйзенхауэра

Распространенный метод приоритизации, широко используемый в тайм-менеджменте. Разработан Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США. Он предлагает разделить задачи на четыре категории в зависимости от их важности и срочности:



• Важные и срочные — требуют мгновенного действия.
• Важные, но не срочные — требуют планирования и организации. Они связаны с достижением долгосрочных целей и следует запланировать время для их выполнения.
• Срочные, но не важные — могут быть делегированы или отложены.
• Не срочные и не важные — могут быть исключены из списка дел.

Метод впервые описал специалист по тайм-менеджменту Лотар Зайверт в книге «Ваше время — в ваших руках». Популярность метод приобрёл в конце 1980-х, когда Стивен Кови рассказал о нём в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

У Матрицы Эйзенхауэра, как и у других методов тайм-менеджмента, есть свои достоинства и недостатки.

Достоинства

• Простота. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность как одного из методов тайм-менеджмента.
• Универсальность. Метод может применяться фактически где угодно. Но, универсальность вовсе не означает, что он всегда дает наилучшие результаты.
• Подходит для любых горизонтов планирования.
• Удобная диагностика тайм-менеджмента. Например, если в списке дел преобладают задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине. Если преобладают задачи из квадрата B и вы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то ваш тайм-менеджмента на хорошем уровне.

Недостатки

• Субъективность оценок. Метод предназначен для быстрой расстановки приоритетов и не предполагает серьезного анализа. Здесь могут поджидать различные ловушки, негативно влияющие на тайм-менеджмент. Например: новые дела обычно кажутся более срочными, чем старые.
• Дискретность оценок. Метод матрицы Эйзенхауэра подталкивает к упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно».
• Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность, быстроту получения результата и др.



Правило Парето 20 80

Основной метод, лежащий в основе приоритизации задач тайм-менеджмента. Согласно этому принципу, 20 процентов усилий приносят 80 процентов результатов. Он подразумевает, что не все задачи имеют одинаковую значимость и влияние на достижение целей.

Числа 20 и 80 нельзя считать абсолютно точными. Это скорее примерные ориентиры, мнемоническое правило. Важными являются не сами числовые значения, а факт их существенного различия, тот факт, что затраченные усилия и результат не пропорциональны друг другу. Именно это и объясняет эффективность данного метода тайм-менеджмента.





Делегирование и тайм-менеджмент

Значение делегирования

Делегирование  — ключевой элемент тайм-менеджмента, он представляет собой передачу части обязанностей и ответственности другому человеку или группе лиц. Этот метод тайм-менеджмента имеет ряд значимых преимуществ:

• Оптимизация использования времени. Делегирование позволяет освободить свое время для решения более важных задач.
• Развитие команды. Делегирование способствует развитию навыков и компетенций участников команды. Передача ответственности помогает им приобрести новые знания и опыт.
• Улучшение производительности. Делегирование позволяет распределить задачи между разными людьми, учитывая их специализацию и навыки.

Как правильно делегировать

Делегирование  — это сложный процесс, который требует правильного подхода. Вот несколько рекомендаций, как правильно делегировать:

• В тайм-менеджменте рекомендуется в первую очередь делегировать не отдельные дела, а обязанности и полномочия.
• Планирование. Составьте список задач, которые необходимо делегировать, и разделите их на более мелкие подзадачи. Затем определите приоритеты и распределите их между членами команды. Здесь на помощь может прийти такой популярный метод тайм-менеджмента, как матрица Эйзенхауэра.
• Определите цели и ожидания. Сообщите своему сотруднику о том, какие результаты должны быть достигнуты.
• Выберите подходящего исполнителя. При делегировании учтите навыки, опыт и возможности каждого члена команды. Подходящий исполнитель должен иметь достаточные знания и компетенции для выполнения задачи.
• Установите четкие сроки. Установите четкие и реалистичные сроки для выполнения задачи. Это поможет участникам команды организовать свое время и планировать работу.
• Регулярное общение. Поддерживайте регулярное общение с участниками команды, чтобы отслеживать прогресс и предоставлять необходимую помощь.
• Постоянное обучение. Развивайте навыки и компетенции участников команды, чтобы они были более эффективны при выполнении делегированных задач. Предоставляйте им возможность учиться и расти, чтобы они могли успешно справляться с новыми задачами.



Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — один из наиболее популярных методов тайм-менеджмента. Это инструмент визуализации план-графика выполнения этапов некоторого проекта. Представляет собой столбчатую диаграмму, где каждая полоса соответствует некоторой задаче проекта, а длина полосы отражает время, необходимое для ее выполнения.

Диаграмма Ганта — это не только один из лучших методов тайм-менеджмента, но и универсальный инструмент, который применяется в бизнесе, образовании, науке. Он помогает планировать проекты, анализировать их результаты, выявлять проблемы и риски, а также вносить коррективы в процессе реализации.

Свое название (в английском варианте Gantt Chart) диаграмма получила по имени инженера Генри Ганта (Henry Gantt), предложившего ее в 1910 году. С тех пор она прочно вошла в арсенал инструментов бизнес-планирования и тайм-менеджмент.

Диаграмма Ганта в Excel

При некотором навыке можно построить диаграмму Ганта в Excel. В Excel включен широкий набор всевозможных графиков, однако, диаграммы Ганта в Excel нет. Поэтому построить график Ганта в программе можно только выполнив некоторые шаги.

В интернете можно найти много примеров построения диаграммы Ганта в Excel. В том числе с подробными инструкциями, как построить ее за 15-20 шагов. На мой взгляд все эти диаграммы сделаны без интереса и без выдумки, или, как говорят в таких случаях, «без души».

Кроме того, обычно в Excel строят именно диаграмму в узком смысле, то есть рисунок, чертеж. А это лишает ее некоторых полезных возможностей.

Мой вариант диаграммы Ганта в Excel



Светло-зеленой вертикальной полосой показан текущий период. Скриншоты получены с помощью excel-таблицы Диаграмма Ганта.



Cистема Канбан

Cистема Канбан — эффективный метод тайм-менеджмента для повышения производительности. Предназначение системы — сделать проект наглядным, проконтролировать нагрузку специалистов, отследить готовность работ.

Для облегчения контроля рабочий процесс визуализируют на доске, разделенной на колонки. Каждая колонка — это отдельный этап работ. Сами задачи отображают в Канбан-карточках. После того как задача завершает определённый этап, карточку с её описанием переносят в колонку, соответствующую следующему этапу. Таким образом, взглянув на доску, можно сразу понять, какая ситуация с проектом.

Использование метода канбан в тайм-менеджменте позволяет оптимизировать рабочий процесс, повысить производительность и сосредоточиться на важных задачах.

Канбан-доски бывают физическими и электронными. В первом случае это обычная доска со столбцами. Задания пишут на стикерах и наклеивают в нужный раздел, перемещая по мере необходимости. Электронные доски обладают аналогичными функциями, но по сравнению с физическими всегда доступны — удалённые сотрудники могут непрерывно участвовать в рабочем процессе.

В самом простейшем варианте доску Канбан делят на три столбца

• К выполнению (To do)
• В процессе выполнения (Doing)
• Выполненные (Done)




По теме страницы

Список таблиц финансовых расчетов