Платежный календарь для бизнеса
Платежный календарь — это таблица всех поступлений денежных средств и платежей, которые должны быть сделаны в течение определенного периода времени.
Содержание
- Что такое кассовый разрыв
- Процесс создания платежного календаря
- Пример платежного календаря
- Как определить сроки платежей и учесть задержки
- Автоматизация платежного календаря и контроль за исполнением
- Выводы
- Определение всех обязательных расходов. Начните с составления полного списка всех платежей, которые должны быть выполнены. Включите в этот список все необходимые расходы, такие как аренда, зарплата, налоги, закупки и другие обязательные расходы.
- Разделите платежи на категории, чтобы лучше структурировать информацию. Например, вы можете создать категории для аренды, зарплаты, налогов, закупок и т.д. Это поможет вам легче отслеживать и управлять вашими обязательными расходами.
- Определите, как часто каждая категория платежей должна быть выполнена. Некоторые платежи могут быть ежедневными, другие — еженедельными, ежемесячными, ежеквартальными или ежегодными. Учитывайте особенности каждой категории и планируйте платежи с учетом их частоты.
- Установление сроков. Учитывая частоту платежей и сроки, установленные поставщиками и кредиторами, определите конкретные даты для каждой оплаты, чтобы избежать просрочек и штрафов.
- Создание платежного календаря. Используйте электронные таблицы или специализированные программы для создания платежного календаря. В календаре укажите все расходыы и поступления и их даты. Вы можете использовать разные цвета или использовать другие методы, чтобы сделать календарь более наглядным и удобным для использования.
- Excel используется повсеместно, все умеют с ним работать.
- Формулы расчетов можно посмотреть и при необходимости изменить.
- В Excel легко сделать результаты расчетов более наглядными — построить нужные графики (диаграммы).
- Использование специализированных программ. Существуют различные программы и сервисы, которые помогают автоматизировать учет платежей. Они позволяют создавать и управлять платежным календарем, устанавливать напоминания о предстоящих платежах и отслеживать их исполнение. Такие программы обычно имеют интуитивно понятный интерфейс и позволяют установить приоритеты для различных платежей, а также создавать отчеты.
- Интеграция с онлайн-банкингом. Многие банки предлагают онлайн-банкинг с возможностью автоматического выполнения платежей. Если ваш бизнес уже использует онлайн-банкинг, то установите связь между платежным календарем и онлайн-банкингом. Это позволит автоматически выполнять платежи в соответствии с установленными сроками, без необходимости вручную вводить информацию о каждом платеже.
- Мониторинг и анализ. Регулярно проверяйте платежный календарь и вносите изменения при необходимости. При этом важно анализировать историю платежей, чтобы выявить возможные проблемы или задержки и принять меры по их устранению. Например, если вы заметите, что некоторые платежи регулярно выполняются с опозданием, то возможно потребуется пересмотреть свою финансовую стратегию или установить более жесткие сроки для исполнения платежей.
Что такое кассовый разрыв
В ходе своей деятельности бизнес может столкнуться с ситуацией, когда временно не хватает денег на обязательные расходы. Такие расходы могут включать зарплаты сотрудников, арендную плату, налоги, выплаты поставщикам и другие выплаты, которые должны быть выполнены в определенные сроки. Эта ситуация называется кассовым разрывом. Кассовый разрыв может возникнуть в результате нестабильности в поступлениях денежных средств или непредвиденных расходов.
Один из способов предотвратить кассовый разрыв и эффективно управлять финансами — это создание платежного календаря. Платежный календарь — это инструмент, который позволяет бизнесу планировать и контролировать сроки платежей. Он включает в себя информацию о дате, сумме и получателе каждого платежа.
При создании платежного календаря необходимо определить сроки выплат и поступлений. Это может быть основано на соглашениях с поставщиками, договорах с клиентами или требованиях налогового законодательства. Также важно учитывать возможные задержки в поступлениях со стороны партнеров или клиентов. Это позволит предвидеть потенциальные кассовые разрывы и принять меры заранее.
Для более эффективного управления финансами и предотвращения кассовых разрывов рекомендуется использовать автоматизированные системы учета. Такие системы позволяют автоматически отслеживать сроки, отправлять уведомления о предстоящих платежах и контролировать их исполнение.
Процесс создания платежного календаря
Платежный календарь поможет вам лучше организовать свои финансы и позволит иметь четкое представление о том, когда и сколько вы должны заплатить.
Основные шаги создания платежного календаря
Хорошим решением будет создать платежный календарь в Excel. Плюсы такого решения:
Пример платежного календаря
Предположим, что на основе прогноза доходов и расходов некоторого бизнеса построен график платежей, показанный на рисунке.
Видим, что в районе 18 сентября возникнет кассовый разрыв.
Тот же платежный календарь на диаграмме приходов и расходов
Тот же платежный календарь на диаграмме оборотов и остатка.
Оборот = Приход - Расход
Остаток = [Предыдущий Остаток] + Оборот
Видим, что 18 сентября прогнозируемый остаток становится отрицательным, что соответствует ситуации кассового разрыва. Кассовый разрыв закрывается в районе 9 октября.
Скриншоты получены с помощью таблицы Платежный календарь.
Как определить сроки платежей и учесть задержки
Для определения сроков и учета возможных задержек, следует учесть несколько важных моментов.
Во-первых, необходимо обеспечить своевременное получение счетов от поставщиков и кредиторов. Для этого можно использовать эффективную систему, которая будет гарантировать получение счетов заранее. Такой подход позволит иметь достаточно времени на подготовку и оплату счетов, исключая возможность просрочек.
Во-вторых, при работе с международными контрагентами или использовании банковских услуг следует учитывать возможность задержек в платежах. Международные переводы могут занимать больше времени из-за различий во временных зонах и банковских процедурах. Кроме того, банки могут потребовать дополнительные проверки и подтверждения, что тоже может затянуть процесс.
Для избежания просрочек необходимо рассчитать дополнительное время на обработку платежей и их доставку. Так, если счета обрабатываются внутри компании, учтите время, необходимое на проверку и утверждение платежей. Если платежи осуществляются через банк, учтите время, которое требуется на передачу документов и выполнение банковских процедур. Надо отметить, что в современных условиях банковская система РФ в большинстве случаев обеспечивает прохождение платежа в течение одного рабочего дня.
Все эти меры помогут учесть возможные задержки и обеспечить своевременную оплату. Это особенно важно для поддержания хороших отношений с поставщиками и кредиторами, а также для избежания штрафных санкций за просрочку платежей.
Автоматизация платежного календаря и контроль за исполнением
Автоматизация учета платежей и контроль за исполнением являются важной частью эффективного управления финансами бизнеса. Существует несколько способов автоматизировать процесс учета и обеспечить своевременное исполнение.
Выводы
Платежный календарь является важным инструментом бизнеса, который помогает планировать и контролировать денежные потоки. Он включает в себя информацию о дате и сумме предстоящих платежей, а также организует их по приоритетам.
Создание детального платежного календаря позволяет более точно прогнозировать денежные потоки и планировать своевременные выплаты. Важно учитывать не только основные ежемесячные расходы, но и периодические платежи, такие как налоги, страховые взносы, оплату аренды и т.д. Это позволит избежать непредвиденных задержек и штрафных санкций.
Однако, не всегда возможно точно предсказать даты и суммы всех платежей. Поэтому важно также учитывать возможные задержки, например, из-за периода обработки платежей банками или другими организациями. Такие задержки могут повлиять на финансовую устойчивость предприятия, поэтому рекомендуется иметь запасные средства на случай кассового разрыва.
Автоматизация учета платежей поможет сократить ручную работу и снизить вероятность ошибок. Существуют различные программы и онлайн-сервисы, которые могут помочь с созданием и ведением платежного календаря. Они позволяют автоматически определять даты платежей и отправлять уведомления о предстоящих обязательствах.
