Платежный календарь в Excel

Платежный календарь — инструмент оперативного (ежедневного) управления потоками денежных средств предприятия. Также он называется графиком платежей. Под платежами в данном случае понимаются как исходящие платежи, так и входящие платежи — поступления.

Платежный календарь предприятия — это основной инструмент ежедневного контроля денежных потоков, позволяющий оптимизировать движение средств и свести к минимуму риск появления кассовых разрывов. Так как он используется для планирования поступлений и платежей, он входит в систему бюджетирования.

При подготовке платежного календаря прогноз делается следующим образом:

• Прогноз расходов делается на основании действующих договоров и первичных документов на оплату.
• Прогноз поступлений делается на основании фактически совершенных отгрузок товара покупателям и кредитных средств, ожидаемых к получению по кредитным договорам.

Внедрение платежного календаря позволяет:

• Прогнозировать финансовое положение компании, в частности, кассовые разрывы.
• Синхронизировать входящие и исходящие денежные потоки, а это, в свою очередь, повышает эффективность использования оборотных средств.
• Увеличить прозрачность процессов управления прибылью и затратами. Повысить гибкость и логичность решений в сфере финансового планирования.
• Улучшить политику кредитования предприятия.
• Повысить платежеспособность компании, и как следствие, повысить доверие со стороны партнеров.
• Анализировать платежную дисциплину покупателей, выявлять недобросовестных плательщиков.
• Обнаруживать проблемные зоны в структуре денежных потоков.

Самый простой способ вести платежный календарь – использовать электронные таблицы Excel.

Требования к платежному календарю в Excel

Так как платежный календарь инструмент ежедневного планирования и контроля он должен отвечать следующим требованиям:

• Простота использования.
• Минимальный объем вводимых данных.
• Наглядность получаемых результатов.

При этом, на основании сумм и дат платежей и поступлений электронная таблица должна представлять информацию разной степени детализации:

• Обобщенную суммарную информацию.
• Выборочную по различным признакам.
• По отдельным плательщикам и получателям.

Будет очень удобно, если таблица будет выделять документы:

• По которым срок платежей или поступлений подходит.
• Просроченные, по которым срок платежей или поступлений уже прошел.

Выделение документов с близящимся сроком оплаты позволит, например, если намечается возможность кассового разрыва, передвинуть сроки оплаты не первоочередных платежей на более поздний срок.

Выделение просроченных документов позволит своевременно принять меры для ликвидации кризиса платежеспособности, например, договориться о дополнительной отсрочке или активизировать работу с дебиторской задолженностью с целью получения средств для оплаты.

Пример платежного календаря в Excel

В качестве примера используется таблица Excel Платежный календарь

Для простоты примем следующие обозначения:

• Платежи — исходящие платежи (оттоки денежных средств).
• Поступления — входящие платежи (притоки денежных средств).

Таблица работает следующим образом:

1. Вводим текущие остатки на расчетных счетах и в кассе. Обновляем по мере изменения.
2. Вводим документы:
   • дату документа,
   • отсрочку платежа,
   • сумму,
   • наименование контрагента,
   • группу (статью) к которой относится данный платеж/поступление,
   • пояснение к документу.

   Это может быть реальный документ (например, накладная на отгрузку) или дата и сумма планируемого платежа или получения средств.

   Наименования контрагентов и статьи платежей/поступлений вводим из заранее подготовленных справочников с помощью выпадающих списков.

3. Документы по платежам и поступлениям вводим раздельно на разные листы.
4. Исходя из текущей даты (даты компьютера) таблица выделяет документы с приближающимся сроком зеленым фоном, а просроченные документы красным фоном. Кроме того, список документов можно сортировать и фильтровать по различным признакам.
5. Возможна частичная оплата, до пяти оплат.
6. Полностью оплаченные документы можно перенести в архив на другой лист.
7. По текущим остаткам и введенным документам таблица подсчитывает некоторые суммарные показатели и строит несколько платежных календарей разной степени детализации и рассчитывает планируемые остатки денежных средств. Если намечается кассовый разрыв, он будет выражаться отрицательным остатком. Платежные календари строятся скользящим методом, т.е. начиная с текущей даты.

Ниже показаны скриншоты (образы экрана) некоторых листов таблицы.

Лист списка ожидаемых поступлений.

В верхней части листа таблица рассчитывает суммарные данные по документам: количество, сумму, сумму оплаченных и т.д.

Красным фоном выделены суммы просроченных документов. Зеленым — суммы документов, срок оплаты которых подходит.

Текущая (рабочая) дата на скриншоте 7 декабря 2019 г., документы к оплате выделяются за 10 дней до срока, эту настройку можно изменить в верхней части листа.

Аналогично выглядит лист списка планируемых платежей.

По введенным документам таблица строит 14 диаграмм, отражающих суммарные и детальные показатели и рассчитывает несколько платежных календарей разной степени подробности. Некоторые из них приведены ниже.

Диаграмма поступлений и платежей суммарно.

Платежный календарь и соответствующие диаграммы суммарно, без разбивки по контрагентам и группам (статьям) платежей и поступлений на 31 день начиная с текущего.

Платежный календарь по группам (статьям) платежей и поступлений на 31 день начиная с текущего. Часть пустых строк скрыта.

Подробнее описание таблицы можно посмотреть по ссылке ниже: