Платежный календарь в Excel
Платежный календарь — инструмент оперативного (ежедневного) управления потоками денежных средств предприятия. Также он называется графиком платежей. Под платежами в данном случае понимаются как исходящие платежи, так и входящие платежи — поступления.
Платежный календарь предприятия — это основной инструмент ежедневного контроля денежных потоков, позволяющий оптимизировать движение средств и свести к минимуму риск появления кассовых разрывов. Так как он используется для планирования поступлений и платежей, он входит в систему бюджетирования.
При подготовке платежного календаря прогноз делается следующим образом:
- Прогноз расходов делается на основании действующих договоров и первичных документов на оплату.
- Прогноз поступлений делается на основании фактически совершенных отгрузок товара покупателям и кредитных средств, ожидаемых к получению по кредитным договорам.
Внедрение платежного календаря позволяет:
- Прогнозировать финансовое положение компании, в частности, кассовые разрывы.
- Синхронизировать входящие и исходящие денежные потоки, а это, в свою очередь, повышает эффективность использования оборотных средств.
- Увеличить прозрачность процессов управления прибылью и затратами. Повысить гибкость и логичность решений в сфере финансового планирования.
- Улучшить политику кредитования предприятия.
- Повысить платежеспособность компании, и как следствие, повысить доверие со стороны партнеров.
- Анализировать платежную дисциплину покупателей, выявлять недобросовестных плательщиков.
- Обнаруживать проблемные зоны в структуре денежных потоков.
Самый простой способ вести платежный календарь – использовать электронные таблицы Excel.
Требования к платежному календарю в Excel
Так как платежный календарь инструмент ежедневного планирования и контроля он должен отвечать следующим требованиям:
- Простота использования.
- Минимальный объем вводимых данных.
- Наглядность получаемых результатов.
При этом, на основании сумм и дат платежей и поступлений электронная таблица должна представлять информацию разной степени детализации:
- Обобщенную суммарную информацию.
- Выборочную по различным признакам.
- По отдельным плательщикам и получателям.
Будет очень удобно, если таблица будет выделять документы:
- По которым срок платежей или поступлений подходит.
- Просроченные, по которым срок платежей или поступлений уже прошел.
Выделение документов с близящимся сроком оплаты позволит, например, если намечается возможность кассового разрыва, передвинуть сроки оплаты не первоочередных платежей на более поздний срок.
Выделение просроченных документов позволит активизировать работу с дебиторской задолженностью или своевременно принять меры для ликвидации кризиса платежеспособности, например, договориться о дополнительной отсрочке.
Пример платежного календаря в Excel
В качестве примера используется Эта таблица
Для простоты примем следующие обозначения:
- Платежи — исходящие платежи (оттоки денежных средств).
- Поступления — входящие платежи (притоки денежных средств).
Таблица работает следующим образом:
- Вводим текущие остатки на расчетных счетах и в кассе. Обновляем по мере изменения.
- Вводим документы:
- дату документа,
- отсрочку платежа,
- сумму,
- наименование контрагента,
- группу (статью) к которой относится данный платеж/поступление,
- пояснение к документу.
Это может быть реальный документ (например, накладная на отгрузку) или дата и сумма планируемого платежа или получения средств.
Наименования контрагентов и статьи платежей/поступлений вводим из заранее подготовленных справочников с помощью выпадающих списков.
- Документы по платежам и поступлениям вводим раздельно на разные листы.
- Исходя из текущей даты (даты компьютера) таблица выделяет документы с приближающимся сроком зеленым фоном, а просроченные документы красным фоном. Кроме того, список документов можно сортировать и фильтровать по различным признакам.
- Возможна частичная оплата, до пяти оплат.
- Полностью оплаченные документы можно перенести в архив на другой лист.
- По текущим остаткам и введенным документам таблица подсчитывает некоторые суммарные показатели и строит несколько платежных календарей разной степени детализации и рассчитывает планируемые остатки денежных средств. Если намечается кассовый разрыв, он будет выражаться отрицательным остатком. Платежные календари строятся скользящим методом, т.е. начиная с текущей даты.
Ниже показаны скриншоты (образы экрана) некоторых листов таблицы.
Лист списка ожидаемых поступлений.
В верхней части листа таблица рассчитывает суммарные данные по документам: количество, сумму, сумму оплаченных и т.д.
Красным фоном выделены суммы просроченных документов. Зеленым — суммы документов, срок оплаты которых подходит.
Текущая (рабочая) дата на скриншоте 7 декабря 2019 г., документы к оплате выделяются за 10 дней до срока, эту настройку можно изменить в верхней части листа.
Аналогично выглядит лист списка планируемых платежей.
По введенным документам таблица строит 14 диаграмм, отражающих суммарные и детальные показатели и рассчитывает несколько платежных календарей разной степени подробности. Некоторые из них приведены ниже.
Диаграмма поступлений и платежей суммарно.
Платежный календарь и соответствующие диаграммы суммарно, без разбивки по контрагентам и группам (статьям) платежей и поступлений на 31 день начиная с текущего.
Платежный календарь по группам (статьям) платежей и поступлений на 31 день начиная с текущего. Часть пустых строк скрыта.
Подробнее описание таблицы можно посмотреть по ссылке ниже: