Платежный календарь в Excel

Платежный календарь — инструмент оперативного (ежедневного) управления потоками денежных средств предприятия. Также он называется графиком платежей. Под платежами в данном случае понимаются как исходящие платежи, так и входящие платежи — поступления.

Платежный календарь предприятия — это основной инструмент ежедневного контроля денежных потоков, позволяющий оптимизировать движение средств и свести к минимуму риск появления кассовых разрывов. Так как он используется для планирования поступлений и платежей, он входит в систему бюджетирования.

При подготовке платежного календаря прогноз делается следующим образом:

• Прогноз расходов делается на основании действующих договоров и первичных документов на оплату.
• Прогноз поступлений делается на основании фактически совершенных отгрузок товара покупателям и кредитных средств, ожидаемых к получению по кредитным договорам.

Внедрение платежного календаря позволяет:

• Прогнозировать финансовое положение компании, в частности, кассовые разрывы.
• Синхронизировать входящие и исходящие денежные потоки, а это, в свою очередь, повышает эффективность использования оборотных средств.
• Увеличить прозрачность процессов управления прибылью и затратами. Повысить гибкость и логичность решений в сфере финансового планирования.
• Улучшить политику кредитования предприятия.
• Повысить платежеспособность компании, и как следствие, повысить доверие со стороны партнеров.
• Анализировать платежную дисциплину покупателей, выявлять недобросовестных плательщиков.
• Обнаруживать проблемные зоны в структуре денежных потоков.

Самый простой способ вести платежный календарь – использовать электронные таблицы Excel.

Требования к платежному календарю в Excel

Так как платежный календарь инструмент ежедневного планирования и контроля он должен отвечать следующим требованиям:

• Простота использования.
• Минимальный объем вводимых данных.
• Наглядность получаемых результатов.

При этом, на основании сумм и дат платежей и поступлений электронная таблица должна представлять информацию разной степени детализации:

• Обобщенную суммарную информацию.
• Выборочную по различным признакам.
• По отдельным плательщикам и получателям.

Будет очень удобно, если таблица будет выделять документы:

• По которым срок платежей или поступлений подходит.
• Просроченные, по которым срок платежей или поступлений уже прошел.

Выделение документов с близящимся сроком оплаты позволит, например, если намечается возможность кассового разрыва, передвинуть сроки оплаты не первоочередных платежей на более поздний срок.

Выделение просроченных документов позволит активизировать работу с дебиторской задолженностью или своевременно принять меры для ликвидации кризиса платежеспособности, например, договориться о дополнительной отсрочке.

Пример платежного календаря в Excel

В качестве примера используется Эта таблица

Для простоты примем следующие обозначения:

• Платежи — исходящие платежи (оттоки денежных средств).
• Поступления — входящие платежи (притоки денежных средств).

Таблица работает следующим образом:

1. Вводим текущие остатки на расчетных счетах и в кассе. Обновляем по мере изменения.
2. Вводим документы:
   • дату документа,
   • отсрочку платежа,
   • сумму,
   • наименование контрагента,
   • группу (статью) к которой относится данный платеж/поступление,
   • пояснение к документу.

   Это может быть реальный документ (например, накладная на отгрузку) или дата и сумма планируемого платежа или получения средств.

   Наименования контрагентов и статьи платежей/поступлений вводим из заранее подготовленных справочников с помощью выпадающих списков.

3. Документы по платежам и поступлениям вводим раздельно на разные листы.
4. Исходя из текущей даты (даты компьютера) таблица выделяет документы с приближающимся сроком зеленым фоном, а просроченные документы красным фоном. Кроме того, список документов можно сортировать и фильтровать по различным признакам.
5. Возможна частичная оплата, до пяти оплат.
6. Полностью оплаченные документы можно перенести в архив на другой лист.
7. По текущим остаткам и введенным документам таблица подсчитывает некоторые суммарные показатели и строит несколько платежных календарей разной степени детализации и рассчитывает планируемые остатки денежных средств. Если намечается кассовый разрыв, он будет выражаться отрицательным остатком. Платежные календари строятся скользящим методом, т.е. начиная с текущей даты.

Ниже показаны скриншоты (образы экрана) некоторых листов таблицы.

Лист списка ожидаемых поступлений.

В верхней части листа таблица рассчитывает суммарные данные по документам: количество, сумму, сумму оплаченных и т.д.

Красным фоном выделены суммы просроченных документов. Зеленым — суммы документов, срок оплаты которых подходит.

Текущая (рабочая) дата на скриншоте 7 декабря 2019 г., документы к оплате выделяются за 10 дней до срока, эту настройку можно изменить в верхней части листа.

Аналогично выглядит лист списка планируемых платежей.

По введенным документам таблица строит 14 диаграмм, отражающих суммарные и детальные показатели и рассчитывает несколько платежных календарей разной степени подробности. Некоторые из них приведены ниже.

Диаграмма поступлений и платежей суммарно.

Платежный календарь и соответствующие диаграммы суммарно, без разбивки по контрагентам и группам (статьям) платежей и поступлений на 31 день начиная с текущего.

Платежный календарь по группам (статьям) платежей и поступлений на 31 день начиная с текущего. Часть пустых строк скрыта.

Подробнее описание таблицы можно посмотреть по ссылке ниже: